Cómo mantener datos siempre actualizados en Tableau con conexiones live
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¿Alguna vez has creado un dashboard en Tableau, conectado a datos en vivo, pero que no se actualizan al volver a abrir el dashboard?
Posiblemente te has encontrado alguna vez con esta situación. Tenéis en la empresa Tableau Cloud y necesitáis en la empresa un cuadro de mando que muestre el dato lo más actualizado posible cuando se accede al mismo. Para ello habéis creado el cuadro de mando, el cual se conecta a la base de datos con una conexión en vivo o live.
Hasta aquí todo correcto… Pero los usuarios se quejan de que el dashboard no muestra los datos más recientes y tienen que clicar en el botón de “actualizar la fuente de datos” en el dashboard para que se muestre la información totalmente actualizada ¿Por qué ocurre esto? ¿Tableau no funciona correctamente? ¿Se está haciendo algo mal en el cuadro de mando o la fuente de datos?
¿Por qué Tableau Cloud no muestra los datos actualizados a pesar de utilizar una conexión en vivo?#
Si la situación del párrafo anterior te resulta familiar seguramente te has hecho esta pregunta. Pero lo más probable es que no estéis haciendo nada mal, sino que tiene una explicación. Y es el rendimiento.
Cuando un usuario accede a un cuadro de mando, Tableau lo almacena en memoria caché para que cuando próxima persona que acceda a él la carga del mismo sea más rápida. Esto permite que los usuarios ganen en agilidad accediendo a más rapidamente a cuadros de mando que se usen frecuentemente, pero tiene el inconveniente de, al cargar datos en memoria caché, no muestre la información más actualizada si el usuario no hace clic en la actualización de datos para forzar a Tableau la carga de los datos más recientes en lugar de los almacenados en caché.
Las directivas de actualización de datos#
La respuesta es: sí, la hay. Es lo que en Tableau se llama directivas de actualización de datos. Como decíamos, por defecto en Tableau Cloud se actualizan los datos almacenados en caché cada 12 horas. En Tableau Server el tiempo varía en función de cómo se haya configurado el servidor. Pero en ambos casos, los usuarios con permisos para ello - administradores, propietarios de libros de trabajo, etc- pueden modificar esas horas por defectivo para cada libro de trabajo que se necesite.
Cómo cambiar la directiva de actualización de datos de un libro de trabajo#
Para revisar y modificar la directiva de actualización de datos de un libro de trabajo basta con ir al libro de trabajo que nos interese.
Una vez en él, hacemos clic en los tres puntos […] junto al nombre del libro de trabajo para mostrar el menú de opciones. Al final del menú desplegable encontraremos la opción Editar la directiva de actualización de datos o Edit data freshness policy en inglés.
Haciendo clic en dicha opción veremos la configuración actual de la directiva de actualización de datos para ese libro de trabajo en concreto.
Si nadie ha modificado la directiva, esta debería estar en la opción predeterminada, que en Tableau Cloud es de 12 horas. Pero si queremos que cada vez que un usuario acceda al cuadro de mando, Tableau muestre el dato más actualizado posible de la base de datos en vivo, podemos seleccionar la opción Siempre en tiempo real o Always live en inglés y guardar los cambios.
De esta manera, obligaremos a Tableau Cloud a no cargar los datos de la memoria caché, sino a lanzar de nuevo la consulta la base de datos y obtener siempre el dato más actualizado posible.
Otras opciones disponibles en las directivas de actualización de datos#
Otras opciones disponibles son reducir las 12 horas por defecto o forzar a Tableau a refrescar el dato a una concreta. Lo cual puede ser interesante si queremos que el dato siempre esté actualizado a una hora del día en la que sepamos que muchos usuarios consultarán el libro de trabajo, como a primera hora del día por ejemplo.
Para más información sobre las directivas de actualización de datos en Tableau, recomiendo echar un vistazo a la documentación oficial sobre directivas de actualización de datos.